Sitzungsvorlage - V/2022/161-E03

Der Personal- und Digitalisierungsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und stimmt der geplanten weiteren Vorgehensweise zur Nutzung des Service-Portals zur Meldung von Mängeln zu.

keine Auswirkungen

positive Auswirkungen

negative Auswirkungen

Kurze Erläuterung (1-3 Sätze – Um welche Auswirkungen handelt es sich? Sind diese erheblich oder gering? Wenn die Auswirkungen negativ sind, bestehen alternative Handlungsmöglichkeiten?)

In der Sitzung der Personal- und Digitalisierungsausschusses vom 04.05.2023 wurde die Verwaltung beauftragt, einen Mängelmelder über das Portal Beteiligung NRW einzuführen. Die Einführung dieses Mängelmelders ist damit verbunden, dass zusätzlich zur technischen Einrichtung auch umfassende organisatorische Punkte im Verwaltungsablauf zu klären und gegebenenfalls anzupassen sind. In den vergangenen Monaten wurden verschiedene Varianten der internen Organisation geprüft und eine Testphase im Bereich A 32.1 – Ordnungswesen und Bürgerdienste eingeleitet.

Die Testphase hat ergeben, dass das Portal Beteiligung NRW für die Nutzung in der Praxis ungeeignet ist. Der verwaltungsinterne Workflow kann nicht mit den notwendigen Schritten abgebildet werden, was zur Folge hat, dass zusätzliche manuelle Arbeitsschritte durchgeführt werden müssen. Weiter bleibt festzuhalten, dass die bisher favorisierte Lösung nur als Parallelbetrieb zu anderer in der Verwaltung eingesetzter und notwendiger Software erfolgen kann. Notwendige Schnittstellen liegen nicht im benötigten Umfang vor. Zudem müsste hierdurch ein weiteres Programm administriert werden. Die genannten Punkte  erhöhen nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern laufen zusätzlich den Bestrebungen zur Prozessoptimierung zuwider.

Als Alternative favorisiert die Verwaltung eine Anpassung der Mängelmelderfunktion im Service-Portal. Das Portal ist seit längerer Zeit in der Praxis etabliert. Damit ein niedrigschwelliger Zugang für Bürgerinnen und Bürger möglich ist, soll die Mängelmeldefunktion ohne Nutzung einer Bund-ID ermöglicht werden. Die Kommunikation mit dem Meldenden inkl. Aktualisierung des Bearbeitungsstatus, die Weiterleitung innerhalb der Verwaltung an die zuständige Stelle und die Fachadministration sind jetzt schon möglich, was das System deutlich praxistauglicher macht.

Auf der Startseite der Homepage der Stadt soll ein Feld Mängelmelder ergänzt werden, worüber Bürgerinnen und Bürger direkt an die entsprechende Stelle im Service-Portal weitergeleitet werden. Zur Veranschaulichung des Ablaufes einer Mängelmeldung über das Service-Portal sind der Vorlage Screenshots der einzelnen Schritte beigefügt. Der geplante Ablauf kann in der Sitzung bei Bedarf näher erläutert werden.