Sitzungsvorlage - V/2014/109-E02

Sachverhalt:

Der Bau- und Verkehrsausschuss hat die Verwaltung im Rahmen der Sitzung am 23.09.2014 beauftragt, zunächst auf der Basis der für 2014 eingestellten Mittel (in Höhe von 15.000 €) beginnend, die Grundlagen für ein Managementsystem zu erarbeiten. In der Folge soll die Verwaltung 2015 ein Management-Programmsystem beschaffen und einführen. Die Implementierung soll bis 31.12.2015 abgeschlossen sein. Gemäß Vorlage V/2014/109-E01 hat die Verwaltung zum Projekt regelmäßig zu berichten.

Das Projekt befindet sich planmäßig in der Umsetzung! Sofern Mittel im Rahmen der aktuellen Haushaltsbedingungen zur Verfügung stehen, kann die Umsetzung analog der bisherigen Zeitplanungen erfolgen.

Die Erarbeitung eines Anforderungsprofils ist im Rahmen einer spezifischen Projektgruppe der Verwaltung zunächst abgeschlossen. Derzeit erfolgt bereits eine Recherche der am Markt verfügbaren Software-Pakete. Der Schwerpunkt liegt derzeit jedoch auf dem Abgleich mit den Kommunen  der Städteregion, um hier ggf. von Erfahrungen mit etablierten Systemkomponenten partizipieren zu können.

Die Abwicklung erfolgt im Rahmen des beigefügten Zeitplans, der – wie auch die spezifische Planung - sukzessive fortgeschrieben wird.

Im Folgenden der aktualisierte Zeit- und Maßnahmenplan:

Geplante Vorgehensweise und grobe Zeitplanung - Fortschreibung / Aktualisierung:

1. Erarbeitung des spezifischen Anforderungsprofils (Projektgruppe):
   1. Sichtung der vorhandenen Daten (November 2014 - März 2015)
      1. Kennwerte, wie Flächen, Kubatur, Nutzung,
      2. Infrastrukturelle Kenndaten, bspw. Reinigungsflächen etc.
      3. Kennwerte aus Energiebericht
      4. usw.
   2. Benennung der ggf. zusätzlich erforderlichen Daten (April 2015)
      1. Benennung der erforderlichen Funktionalitäten (Auswertungsmöglichkeiten etc.)
2. Auswahl des Programmsystem (Mai 2015 – Juni 2015)

a)      Anfrage an Kommunen der Städteregion, zur Ermittlung der Softwareschale

b)      Marktabfrage der Fachsoftware-Lösungen

3. Implementierung der Software (Juli 2015 bis Dezember 2015)
   1. Ausschreibung und Vergabe der Software-Schale
   2. Lfd. Schulung der Mitarbeiter zum System
   3. Datenerhebung / Datenübernahme
   1. Datenübernahme aus Bestandssystemen
   2. Datenübernahme aus Archiv
   3. Ergänzende Datenerhebungen
      1. Zustandsbewertung
      2. mittelfristige Entwicklungsprognose

4.Aufnahme des Regelbetriebs bzw. der Nutzung des Systems als

Steuerungsinstrument für das Liegenschaftsmanagement