Sitzungsvorlage - V/2017/066

Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat wie folgt zu entscheiden:

„Der Stadtrat stimmt im Einvernehmen mit dem Bürgermeister der Änderung des Verwaltungsgliederungsplanes sowie der Änderung der Geschäftskreise der Beigeordneten mit sofortiger Wirkung zu. Gleichzeitig wird der Erste Beigeordnete Herr Hubert Philippengracht zum Stadtkämmerer bestellt.“

Beschlussvorschlag für den Rat:

Der Stadtrat stimmt im Einvernehmen mit dem Bürgermeister der Änderung des Verwaltungsgliederungsplanes sowie der Änderung der Geschäftskreise der Beigeordneten mit sofortiger Wirkung zu. Gleichzeitig wird der Erste Beigeordnete Herr Hubert Philippengracht zum Stadtkämmerer bestellt.

Sachverhalt:

Die Organisation einer Kommunalverwaltung muss auf die sich ständig wandelnden Anforderungen reagieren bzw. zukunftsorientiert aufgestellt sein. Der demografische Wandel, der Flüchtlingsstrom mit den notwendigen und wünschenswerten Maßnahmen der Integration, die entgegen allen Prognosen in Herzogenrath wieder ansteigenden Geburtenraten, die Veränderungen in der Schullandschaft und nicht zuletzt die großen städtebaulichen Herausforderungen erfordern deshalb, die Organisation der Stadtverwaltung weiterzuentwickeln. 

Darüber hinaus hat sich die Notwendigkeit ergeben, im Hinblick auf ein modernes Management die Führungs- und Leitungsverantwortung eindeutiger zu regeln und zu straffen. Deshalb hat der Stadtrat bereits im Rahmen des Stellenplanes 2016 alle Fachbereichsleiterstellen mit einem „künftig wegfallend“-Vermerk versehen.

Eine klare Linienverantwortung ist sowohl im Hinblick auf eine reibungslose Aufgabenerledigung als auch mit dem Ziel einer klaren Budgetverantwortung erforderlich. Dies gilt jedoch nicht nur für die einzelnen Organisationseinheiten sondern auch für die Finanzverantwortung in Gänze. Es wird deshalb vorgeschlagen, den Ersten Beigeordneten zum Stadtkämmerer zu bestellen.

Bereits 2013 wurde durch die Reduzierung der Anzahl der Dezernate von vier auf drei ein erster Schritt der Verschlankung der Verwaltungsstruktur umgesetzt.

Zwischenzeitlich sind zwei der fünf Fachbereichsleiter aus dem Dienst der Stadt Herzogenrath ausgeschieden. Aus diesem Grunde wird die Dezernats- und Verwaltungsgliederung jetzt insgesamt weiterentwickelt, um langfristige unterschiedliche Verwaltungsstrukturen zu vermeiden sowie einen reibungslosen Geschäftsgang und eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Mit der vorgesehenen Neuorganisation werden insbesondere folgende Ziele verfolgt:

• Verschlankung des Verwaltungsaufbaus durch Wegfall der Fachbereiche
• (Wieder)Einführung der bekannten Ämterstruktur
• Rückkehr zum klassischen dreigliedrigen Verwaltungsaufbau (Dezernat, Amt, Arbeitsgruppe)
• Klare Definition der Führungs- und Ressourcenverantwortung
• Stärkung der Organisationsentwicklung (Strategische Ausrichtung, E-Goverment und Online-Service)
• Zusammenfassung der EDV sowie des IT-Sicherheitsbeauftragten und Datenschutzbeauftragten
• Zuordnung des Aufgabenbereichs Wahlen in das Hauptamt

In der Anlage ist der neue Verwaltungsgliederungsplan beigefügt. Auf folgende Besonderheiten wird hingewiesen:

Es hat sich gezeigt, dass die bisher verwendeten Namen/Bezeichnungen der Organisationseinheiten wenig Akzeptanz bei den Bürgern/innen gefunden haben. Es werden deshalb überwiegend die klassischen und bekannten Ämterbezeichnungen wieder eingeführt. Das Amt 32 wird weiterhin zukünftig als A 32 – Bürgerdienste bezeichnet, weil die Aufgaben vielfältiger gegenüber dem früheren klassischen Ordnungsamt sind.

Im Rahmen der Neuorganisation werden aus den bisherigen Fachbereichen und den bisher schon selbstständigen Bereichen Organisation, Personal, Beratung und Örtliche Rechnungsprüfung Ämter. Die Bereiche 2.1 – Jugend, 2.2 – Schule, Sport, Kultur und Städtepartnerschaften sowie 4.1 – Betrieb und 4.2 – Hoch- und Tiefbau werden entsprechend der klassischen Struktur zu Ämtern umgewandelt. Die Stadtbibliothek bleibt historisch selbstständig. Bei der Zuordnung der Fachbereiche/Bereich zu neuen Ämtern oder Arbeitsgruppen wurde insbesondere die Größe und Bedeutung der Aufgaben sowie die Leitungsspanne (Anzahl der Mitarbeiter/innen) berücksichtigt. Darüber hinaus werden bestehende bewährte Strukturen beibehalten. 

Zu den Arbeitsgruppen ist darauf hinzuweisen, dass es auch bisher schon in den einzelnen Bereichen (z.B. 4.1 – Betrieb) unterhalb der Bereichsleitungen Teams, Gruppen etc. mit „Vorarbeitern“ gab. Die Darstellung wird nunmehr vereinheitlicht, ohne dass sich die innere Struktur und die Aufgaben ändern.

Aus der Sicht der Verwaltung sind die Aufgaben der Wirtschaftsförderung weiter zu stärken und zu intensivieren. Es ist deshalb vorgesehen, diese Aufgaben der neuen Stadtentwicklungsgesellschaft zu übertragen. Die Stabsstelle Wirtschaftsförderung wird daher aufgelöst. Bis zur endgültigen Besetzung der Stelle des Geschäftsführers der Stadtentwicklungsgesellschaft werden die Aufgaben wie bisher wahrgenommen.

Die jetzt vorgesehene Verwaltungsgliederung ist die Grundlage für die Weiterentwicklung der Verwaltung. Sie entspricht dem klassischen Verwaltungsaufbau wie er auch in anderen Verwaltungen üblich ist und sich bewährt hat

Im Rahmen der Organisationsentwicklung ist im Weiteren zunächst vorgesehen, die Allgemeine Geschäftsanweisung zu überarbeiten und die Binnenorganisation einzelner Ämter im Hinblick auf Doppelarbeiten, unnötige Schnittstellen und möglichen Reibungsverlusten etc. zu überprüfen.

Im Bereich der A 10 – Hauptamt wird formell eine zusätzliche Stelle eingerichtet, um die Organisationsentwicklung zu steuern. Diese Stelle wird jedoch 2018 im Bereich des A 20 – Kämmerei kompensiert. Dort sind derzeit zusätzliche Kräfte für die Aufarbeitung der Jahresabschlüsse eingesetzt.

Die Stellungnahmen des Personalrates und der Gleichstellungsstelle werden nachgereicht.

Rechtliche Grundlagen:

§§ 70 – 74 GO NRW; § 16 der Hauptsatzung, Zuständigkeitsordnung

Anlage/n:

Verwaltungsgliederungsplan