Sitzungsvorlage - V/2017/293

Der Jugendhilfeauschuss nimmt den Bericht der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis.

Sachverhalt:

Der Jugendhilfeausschuss hat in seiner Sitzung am 15.11.2016 im n.ö. Teil beschlossen, für die Stadt Herzogenrath ein Kita-Buchungs- und Planungsportal einzuführen (Drucksachen Nr. V/2016/289).

Zunächst war geplant, hierfür mit dem Programm „Little Bird“ zu arbeiten, das über die regioIT bereits in anderen Städten angewandt wird.

Es stellte sich jedoch heraus, dass dieses Programm aus verschiedenen Gründen nicht zum Einsatz kommen soll. Hierüber wurde der JHA in seiner Sitzung am 14.03.2017 informiert.

Da die regioIT auf das Programm KIVAN aufmerksam machte, ließ sich die Verwaltung im Verbund mit anderen Jugendämtern bei zwei Präsentationen über die Möglichkeiten des Programmes informieren. Dabei überzeugte das Programm die Praktiker (Jugendhilfeplaner und Kita-Fachberater) insbesondere durch seine übersichtliche Gestaltung und leichte Handhabung für Eltern, Kita-Einrichtungen und Verwaltung. Eine Nachfrage beim Jugendamt der Stadt Monheim, das schon seit 2015 das Programm im Einsatz hat, verlief hinsichtlich der Qualität des Programmes und der Serviceleistungen der anbietenden Firma Lecos positiv.

Da der Kostenrahmen zudem noch gravierend unter dem Angebot blieb, den die Stadt für die Einführung und die Nutzung des Programmes „Little Bird“ an die regioIT zu entrichten gehabt hätte, wurde die regioIT mit Schreiben vom 09.06.2017 beauftragt, die Software-Lösung KIVAN für die Stadt Herzogenrath bereit zu stellen.

Unmittelbar danach begann die Einführungsphase. Das Programm wird zur Zeit auf die hiesigen Verhältnisse angepasst und die Vorgaben und Wünsche der Verwaltung konnten weitestgehend umgesetzt werden.

Ab Mitte Oktober werden die Kita-Träger und die Kita-Leitungen in intensiven Schulungen mit dem Programm vertraut gemacht. Für die Träger entstehen keine Zusatzkosten.

Vorgesehen ist, dass die Firma Lecos Schnittstellen zu den Programmen Kibiz.Web und Kita-Plus einrichtet.

Die Kitas und ihr Angebot können sich auf der entsprechenden Homepage darstellen, außerdem wird eine Verlinkung mit deren Homepages eingerichtet. So wie bisher auf dem Bedarfsmeldebogen, können die Eltern ihre Kinder über das Programm in drei Kitas anmelden.

Diese Anmeldungen werden sequenziell abgearbeitet.

Doppelanmeldungen kann es nicht mehr geben, da pro Kind nur ein Datensatz vergeben wird.

Der Jugendhilfeplaner erhält künftig seine Daten zur Bedarfsnachfrage ebenso online, was den Aufwand erheblich reduziert und die Kindertagesbetreuungsbedarfsplanung valider macht. .

Der Anbieter ist zuversichtlich, dass das Buchungsportal Ende November zur Verfügung stehen wird. Damit würde das Anmeldeverfahren erheblich leichter und bürgerfreundlicher.

Die Eltern erhalten  früher eine Platzzusage und damit Planungssicherheit.

Die Verwaltung erhält einen genaueren Überblick, welche Plätze in den Kitas belegt bzw. frei sind.

Das Elternportal erhält voraussichtlich die folgende Adresse https:/kitaplatz.herzogenrath.de (Arbeitstitel). Vor dem Echteinsatz plant die Verwaltung eine intensive Öffentlichkeitsarbeit. Zudem erhalten alle Eltern mit Kindern im Alter unter 3 eine Informationsschreiben.

Für Eltern, die über keinen Internetzugang verfügen, werden Zugänge geschaffen.

Das Jugendamt der Stadt Eschweiler steht ebenso vor dem Echteinsatz des Programmes, andere Jugendämter in der StR Aachen werden es ab dem kommenden Jahr einführen.

Die Verwaltung ist bemüht, die Implementierung und Nutzung des Programmes ohne zusätzliches Personal zu gestalten. Die erforderlichen Stellenumfänge wurden auf mehrere Kollegen aufgeteilt.

Rechtliche Grundlagen:

Gem. § 80 SGB VIII haben die Träger der öffentlichen Jugendhilfe im Rahmen ihrer Planungsverantwortung, den Bestand an Einrichtungen und Diensten festzustellen, den Bedarf unter Berücksichtigung der Wünsche, Bedürfnisse und Interessen junger Menschen und der Personensorgeberechtigten für einen mittelfristigen Zeitraum zu ermitteln und die zur Befriedigung des Bedarfes notwendigen Vorhaben rechtzeitig und ausreichend zu planen.

Gem. KiBiz-NRW hat das Jugendamt die Kindertagesbetreuungsbedarfsplanung jährlich fortzuschreiben.