Sitzungsvorlage - V/2018/303-E01

Der Rat nimmt den wesentlichen Inhalt des Berichtes der Gemeindeprüfungsanstalt NRW über die überörtliche Prüfung der Zahlungsabwicklung der Stadt Herzogenrath und das Ergebnis der Beratungen des Rechnungsprüfungsausschuss zur Kenntnis und beschließt, die Empfehlungen der Gemeindeprüfungsanstalt umzusetzen.

Finanzielle Auswirkungen (einschl. Darstellung der Folgekosten – Sach- und Personalaufwendungen – sowie Folgeerträge):

Prüfungskosten der gpaNRW von 5.184,90 €

Sachverhalt:

Die Gemeindeprüfungsanstalt NRW (gpaNRW) ist Teil der allgemeinen Aufsicht des Landes und führt die überörtlichen Prüfungen in den Gemeinden durch. Nach § 105 Abs. 3 Nr. 2 GO NRW hat die gpaNRW überörtlich zu prüfen, ob die Buchführung und die Zahlungsabwicklung der Gemeinden ordnungsgemäß durchgeführt worden sind.

Die Prüfung der Zahlungsabwicklung der Stadt Herzogenrath durch die gpaNRW erfolgte vom 29. Januar bis zum 14. Februar 2018. Die Ergebnisse der Prüfung wurden in dem Bericht vom 17. Mai 2018 zusammengefasst und der Bericht ist gemäß § 105 Abs. 5 Satz 1 GO NRW im Rechnungsprüfungsausschuss beraten worden. Der Rechnungsprüfungsausschuss unterrichtet nach § 105 Abs. 5 Satz 2 den Rat über den wesentlichen Inhalt des Prüfungsberichtes sowie das Ergebnis der Beratung.

Aus Sicht des Rechnungsprüfungsausschuss sind folgende Empfehlungen der gpaNRW und die hierzu erfolgten Stellungnahmen der Verwaltung hervorzuheben:

Tagesabschluss

Der Abgleich zwischen Soll- und Ist-Bestand ergab keinen Unterschiedsbetrag. Das Erstellen des Tagesabschlusses könnte mit geringerem Aufwand erfolgen.

Die Verwaltung hat die Empfehlung bereits aufgegriffen und die Tagesabschlusserstellung optimiert.

Erfüllungsgrad der Zahlungsabwicklung

Die Stadt Herzogenrath sollte die im Abstimmungsprozess befindlichen Dienstanweisungen zeitnah verabschieden, um bestehende Regelungslücken zu schließen. Sie sollte in diesem Rahmen die Stadtkasse als zentrale Stelle für Niederschlagungen und Stundungen vorsehen, da dort alle Informationen zu Zahlungspflichtigen zusammenlaufen und so ein einheitliches Vorgehen sichergestellt werden kann.

Die Verwaltung beabsichtigt zeitnah die Dienstanweisungen für die Berechtigungsverwaltung und das Forderungsmanagement ebenso wie Regelungen für die Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen zu verabschieden.

Zielwerte und Qualitätsstandards sollten von der Stadt Herzogenrath mit Blick auf die Wirtschaftlichkeit der Aufgabenerfüllung definiert und ihre Einhaltung bedarfsorientiert überprüft werden, so dass sie die Steuerung unterstützen können.

Hierzu erklärt die Verwaltung, dass die Reduzierung /Erledigung der bestehenden Vollstreckungsfälle in naher Zukunft eines der wichtigsten Ziele der Stadtkasse ist. Diese soll als Kennzahl verwendet werden. Die Bildung weiterer Kennzahlen wird geprüft.

Entstehender Arbeitsmehraufwand der Stadtkasse sollte die Stadt Herzogenrath vermeiden, indem die Facheinheiten alle notwendigen Anordnungen zeitnah erstellen. Die Stadt sollte der fehlenden Bereitschaft, Anordnungen zeitnah zu erstellen, mit angemessenen personalrechtlichen Konsequenzen gegenüber den Verantwortlichen begegnen.

Die Stadtkasse hat bereits entsprechende Gespräche mit den Ämtern geführt.

Es sollten grundsätzlich vorab im Vollstreckungsinnendienst bereits Vermögens- und Einkommensverhältnisse bzw. die Einbringlichkeit der Vollstreckungsforderung geklärt werden, so dass z. B. auch frühzeitig die Einstellung der Vollstreckung bei fehlenden Erfolgsaussichten entschieden werden kann (Grundsatz Innendienst vor Außendienst).

Die Verwaltung prüft zurzeit Optimierungsmöglichkeiten. Es werden bereits, vor der Übergabe an die Vollziehungsbeamten, Vollstreckungsvorankündigungen an die Schuldner verschickt. Weitere Maßnahmen die zuerst durch den Vollstreckungsinnendienst vorgenommen werden können, sollen geprüft werden.

Zahlungsabwicklung i. e. S.

Ein- und Auszahlungen sollten in der Zahlungsabwicklung gemeinsam bearbeitet werden, so dass höhere Flexibilität bei Ausfällen und eine bessere Verteilung des Arbeitsaufkommens bzw. Auslastung bei Spitzen (z. B. Hebetermine) möglich ist.

Die Stadtkasse sieht durch diese Maßnahme eine größere Flexibilität und eine zeitnahe Umsetzung wird angestrebt.

Die Stadt Herzogenrath sollte die Stammdatenpflege in der Buchführung zentralisieren, damit Aufbau und Pflege einheitlich an zentraler Stelle gewährleistet werden.

Die Verwaltung hat bereits die Stammdatenpflege in die Kämmerei verlagert.

Es sollte ein Mahnintervall von 14 Tagen bis vier Wochen eingehalten werden.

Die Stadtkasse hält unter der personellen Besetzung, der erforderlichen Nachbearbeitungen nach Durchführung eines Mahnlaufs und der Forderung nach Ausweitung der Innenvollstreckung die augenblicklich in aller Regel praktizierte monatliche Mahnung für praktikabel und umsetzbar.

Vollstreckung

Die Stadt Herzogenrath sollte grundsätzlich Zahlungseingänge je Forderung zunächst zur ggf. vorhandenen Nebenforderungen verbuchen und erst dann zur noch offenen Hauptforderung. Auf diese Weise kann sie ihre Ansprüche sichern und rechtmäßig verfolgen.

Die Stadtkasse beachtet diesen Grundsatz in der Regel. Inwiefern von diesem Grundsatz auch zukünftig in Ausnahmefällen abgewichen werden kann/sollte, soll in den Organisationsgesprächen erörtert werden.

Die Stadt Herzogenrath sollte Maßnahmen (wie z. B. den befristeten Einsatz von zusätzlichem Personal) ergreifen, um den Bestand an Vollstreckungsforderungen signifikant abbauen zu können und so einer Überlastung der Vollziehungskräfte vorzubeugen.

Die Verwaltung plant, um dieser Anforderung gerecht zu werden, zunächst eine Teilzeitstelle nach dem Ausscheiden der Kollegin Ende des Jahres als Vollzeitstelle nachzubesetzen. Inwiefern weitere personelle Verstärkung erforderlich ist, wird überprüft.

Im Anschluss der Beratungen hat der Rechnungsprüfungsausschuss einstimmig folgenden Empfehlungsbeschluss an den Rat der Stadt Herzogenrath gefasst:

„Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den überörtlichen Prüfungsbericht der Gemeindeprüfungsanstalt zur Zahlungsabwicklung im Jahr 2018 zur Kenntnis und empfiehlt dem Rat der Stadt Herzogenrath und dem Bürgermeister als Herr des Verfahrens die Empfehlungen der Gemeindeprüfungsanstalt umzusetzen.“

Rechtliche Grundlagen:

§ 105 GO NRW