Sitzungsvorlage - V/2021/328-E01

Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Stadtrat:

Der Rat der Stadt Herzogenrath mandatiert die Stadt Aachen, die Aufgabe der IT-Prüfung nach § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW für die Stadt Herzogenrath gemäß den Regelungen der im Entwurf beigefügten öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ab dem 01.01.2022 oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt wahrzunehmen.

Finanzielle Auswirkungen (einschl. Darstellung der Folgekosten – Sach- und Personalaufwendungen – sowie Folgeerträge):

1. Gesamtkosten

Haushaltsmittel stehen zur Verfügung 

2. Folgeerträge / Folgekosten [Euro]:

*2021 Aufwand durch die bestehende Vereinbarung

Auswirkungen auf den Klimaschutz:

Sachverhalt:

Eine Aufgabe der örtlichen Rechnungsprüfung ist es, bei der Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung (DV-Buchführung) der Gemeinde und ihrer Sondervermögen die Programme vor ihrer Anwendung zu prüfen (§ 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW).

Aufgrund der Änderung der Gemeindeordnung (GO NRW) dürfen ab dem 01.01.2021 nur Fachprogramme für die automatisierte Ausführung der Geschäfte der kommunalen Haushaltswirtschaft verwendet werden, die von der Gemeindeprüfungsanstalt NRW (gpaNRW) zugelassen sind (Zulassungsprüfung). ln Abgrenzung zur Zulassungsprüfung der gpaNRW, welche eine Prüfung der Anwendungen im „Rohzustand" vorsieht, wird im Rahmen der Implementierungsprüfung durch die örtliche Rechnungsprüfung vor allem die Anpassung der einzelnen Anwendungen an die örtlichen Gegebenheiten (Customizing) geprüft.

In der Vergangenheit hat der Fachbereich Rechnungsprüfung der Stadt Aachen gemäß der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung vom 13.12.2002 die o.a. Prüfungen für die Stadt Herzogenrath durchgeführt. Der Augabenumfang erstreckte sich auf alle von der reigo IT betreuten Fachanwendungen, die Auswirkung auf die Finanzbuchhaltung haben oder unmittelbar in der Finanzbuchhaltung Anwendung finden. Aufgrund der o.a. Abgrenzung zur Zulassungsprüfung der gpaNRW soll nun die neue beigefügte Vereinbarung abgeschlossen werden.

Zu dem sollen die Rahmenbedingungen der Wahrnehmung der IT-Prüfung durch die Stadt Aachen durch den Abschluss einer neuen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit allen 68 durch die Regio iT betreuten Kommunen zum 01.01.2022 rechtssicher und einheitlich geregelt  und Synergieeffekte erzielt werden.

Der Fachbereich Rechnungsprüfung der Stadt Aachen beschäftigt derzeit vier IT-Prüfer mit einem Anteil von insgesamt 2,8 Stellen. Die fachliche Kompetenz der Kollegen/-innen wird durch regelmäßige Teilnahme an Fort- und Weiterbildungen sowie Einbindung in überregionale Arbeitskreise des IDR und der GPA gestärkt. Die langjährigen Prüfer verfügen über anerkannte Zertifizierungen zum CISA (Certified Information Systems Auditor).

Das Vorhaben wurde im Arbeitsausschuss ORV - regio iT am 10.12.2020 vorgestellt und begrüßt.

Die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung werden nachfolgend dargestellt:

• Die Prüfung nach § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW erstreckt sich auf alle von der regio iT GmbH betreuten Anwendungen.

• Der Arbeitsaufwand wird nach den geleisteten Stunden erfasst. Hierbei wird der jeweils aktuelle Entgeltsatz des Entgelttarifs zur Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Aachen zu Grunde gelegt. Dieser beträgt derzeit 82 €/Stunde (netto). Zusätzlich werden ggf. entstehende Reisekosten nach den Vorschriften des Landesreisekostengesetzes NRW berechnet.

• Die Gesamtkosten werden im Verhältnis der Einwohnerzahl getragen. Die Einwohnerzahl wird bei den Kreisen und der StädteRegion Aachen mit dem Faktor 0,5 multipliziert. Bei den kreisfreien Städten gilt der Faktor 1,5 und bei den kreisangehörigen Städten und Gemeinden der Faktor 1,0.

• Prüfungen von Programmen, die nicht von der regio iT GmbH betreut werden, sind bilateral zwischen der Stadt und der jeweiligen Kommune abzustimmen. Die Kosten für bilaterale Prüfungen werden direkt zwischen der Stadt und der jeweiligen Kommune abgerechnet.

• Die Abrechnungen finden einmal jährlich unmittelbar nach Jahresende statt.

• Die Laufzeit der Vereinbarung ist unbefristet. Sie kann erstmalig unter Einhaltung einer Frist von einem Jahr zum 31.12.2024 gekündigt werden.

• Die Vereinbarung bedarf der Genehmigung durch die Bezirksregierung Köln.

Die übrigen Regelungen können der Vereinbarung entnommen werden, welcher dieser Vorlage im Entwurf beigefügt ist. Er wurde mit der Bezirksregierung Köln im Entwurf abgestimmt, die keine Bedenken einer Genehmigungsfähigkeit sieht. Die bisherigen Vereinbarungen werden mit Abschluss der neuen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung obsolet.

Da mit der Beauftragung des Fachbereiches Rechnungsprüfung der Stadt Aachen die Programmprüfung gem. § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW auf einen Dritten übertragen wird, ist nach § 104 Abs. 6 GO NRW die Zustimmung des Rechnungsprüfungsausschuss der Stadt Herzogenrath einzuholen. Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in seiner Sitzung am 18.11.2021 die Zustimmung zur Beauftragung die Programmprüfung an einen Dritten zu vergeben einstimmig erteilt und dem Rat empfohlen die als Anlage beigefügte Vereinbarung abzuschließen.

Die örtliche Rechnungsprüfung der Stadt Herzogenrath ist im Rahmen der Programmprüfung weiterhin zuständig für die Funktionsprüfung der Programme vor und während der Aufwendung im Rahmen des Internen Kontrollsystems.

Den Abschluss der beigefügten öffentlich-rechtlichen Vereinbarung obliegt dem Rat der Stadt Herzogenrath.

Auf Nachfrage teilte die Stadt Aachen mit, dass bereits 34 Städte der Vereinbarung zugestimmt haben, 3 Kommunen, einschließlich der Stadt Herzogenrath, sind im Zustimmungsverfahren. Die Mitgliedskommunen des civitec Zweckverbandes müssen das Zustimmungsverfahren noch durchführen, haben aber bereits signalisiert, dass sie in den Jahren 2022 /2023 beitreten werden.

Rechtliche Grundlagen:

§ 104 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 6 GO NRW

Anlage/n:

-          Entwurf der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung über die Wahrnehmung der Aufgabe der IT-Prüfung nach § 104 Abs. 1Nr. 3 GO NRW durch das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Aachen