Sitzungsvorlage - V/2010/157

Der Ausschuss für Bildung, Sport und Kultur nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und beschließt, die Arbeitszeit der städt. Schulsekretärinnen weiterhin nach den tatsächlich gebildeten Klassen zu berechnen.

Sachverhalt:

Die Ausführungen in der Sitzung des Ausschusses für Bildung, Sport und Kultur vom 08.12.2009 wurden zum Anlass genommen, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit in den städt. Schulsekretariaten zu überprüfen. Die SPD-Fraktion forderte in der Sitzung eine Neuberechnung, da im Hinblick auf die Schulentwicklung und die sinkenden Schülerzahlen eine Berechnung nach Klassenstärken nach ihrer Meinung veraltet und überholt sei. 

Als Grundlage zur Ermittlung der erforderlichen Stundenzahl für die wöchentliche Arbeitszeit in den Schulsekretariaten dienen die Richtzahlen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung  (KGSt). Die Ermittlung eines absoluten Richtwertes lässt sich jedoch hiernach nicht verwirklichen, da die örtlichen Regelungen und die verschiedenen Schularten unterschiedlich sind. Bezugspunkt für den örtlich festzustellenden Personalbedarf könnten Schüler- und Klassenzahlen einer Schule sein, wobei nach KGSt aufgrund der unterschiedlichen Klassenfrequenzen eine Bemessung vorrangig auf Schülerzahlen abzustellen ist. Aufbauend auf die Bemessungskriterien, die für die Bemessung der Wochenstunden im Schulsekretariat der verschiedenen Schularten zu berücksichtigen sind, ergibt sich nach KGSt. folgender Personalschlüssel für die Arbeitszeit der Schulsekretärinnen:

Primarbereich:

001 – 250 Schüler      1 Stunde für jeweils 25 Schüler (max. 10 Std. wtl.)

251 – 400 Schüler      1 Stunde für jeweils 30 Schüler (max. 5 weitere Std. wtl.)

401 – 600 Schüler      1 Stunde für jeweils 40 Schüler (max. 5 weitere Std. wtl.)

Sekundarbereich I:

100 – 200 Schüler       1 Stunde für jeweils 20 Schüler (max. 10 Std. wtl.)

201 – 300 Schüler              1 Stunde für jeweils 25 Schüler (max. 4 weitere Std. wtl.)

301 – 450 Schüler       1 Stunde für jeweils 30 Schüler (max. 5 weitere Std. wtl.)

451 – 650 Schüler       1 Stunde für jeweils 40 Schüler (max. 5 weitere Std. wtl.)

ab      651 Schüler       1 Stunde für jeweils 50 Schüler (max. 5 weitere Std. wtl.)

Sekundarbereich II:

bis 200 Schüler           1 Stunde pro 10 Schüler

ab 201 Schüler            1 Stunde pro 15 Schüler

Wie bereits oben erwähnt, lässt sich anhand der Schülerzahlen alleine keine Arbeitszeitberechnung durchführen. Eine objektivierbare, nachprüfbare und nachvollziehbare Stellenbemessung ist unter Berücksichtigung der jeweiligen örtlichen Verhältnisse nur durch eine methodische Untersuchung „vor Ort“ möglich. Die KGSt schlägt hierzu eine Aufgabenliste mit Einzelpositionen vor, deren Mengen- und Zeitwerte „vor Ort“ von den Schulsekretärinnen anhand von Arbeitsaufzeichnungen erhoben werden müssten. Hierbei  hat sich die Verwaltung des Bochumer Modells bedient. Anhand eines im Jahr 2004 durchgeführten analytischen Stellenbemessungsverfahrens an den Bochumer Schulen wurde der in Anlage 1 beigefügte Aufgabenkatalog für die 14 städt. Schulen erstellt.

Es ist dabei festzuhalten, dass die Arbeitszeit einer Schulsekretärin sich auf durchschnittlich 39 Schulwochen zuzüglich 2 Wochen in den Ferien also insgesamt 41 Arbeitswochen errechnen lässt. Die Grundlage für die Berechnung der Arbeitsaufläufe sind die Bezugsgröße je Tätigkeit. Die geeignete Berechnungsgröße sind die durchschnittlichen Jahresarbeitsminuten (JAM). Dabei wird unterschieden in:

-          fixe Aufgaben, ohne variablen Einfluss (Bezugsgröße ist Tag, Woche, Monat 

                                                                          bzw. Jahr)

      -    variable Aufgaben ( Bezugsgröße ist Schülerzahl, Anzahl der Klassen und der

                                            Lehrkräfte)

Ferner dient die jeweilige Schulform als weiteres Unterscheidungskriterium für die Berechnung der Arbeitszeit. Um die persönlichen und sächlichen Aufwände der Schulsekretärin zeitlich zu berücksichtigen, wird eine Verteilzeitpauschale von 12 % dem ermittelten Jahresarbeitswert hinzugerechnet. Grundsätzlich spiegeln sich in dem beigefügten Aufgabenkatalog die  typischen Tätigkeitsmerkmale der äußeren Schulangelegenheiten wieder. Da jedoch auch pädagogische Maßnahmen oft eine verwaltungstechnische Seite haben, sollte zur Erfüllung dieser inneren Schulangelegenheiten auch die Arbeitskraft der Schulsekretärin zur Verfügung stehen. Dies ist ein weiterer Aspekt dafür, dass die gewählte Berechnungsmethode des Schulträgers hierfür Handlungsspielraum zu lässt.

In Absprache mit den städt. Grundschulen wurden die Tätigkeitsmerkmale aus dem Aufgabenkatalog ergänzt und abgestimmt. Aufgrund des Prüfungsergebnisses hat der  Ausschuss für Bildung, Sport und Kultur in seiner Sitzung vom 08.12.2009 beschlossen, für die Bearbeitsmerkmale der offenen Ganztagsschule zusätzlich eine Stunde Arbeitszeit pro Woche in den Grundschulsekretariaten zu gewähren.

Da sich gerade die Personalbemessung in Schulsekretariaten als sehr schwierig erweist und es hierfür die unterschiedlichsten Modellberechnungen gibt, hat der Städte – und Gemeindebund NRW im Dezember 2009 eine Abfrage durchgeführt. Die Zusammenfassung der Abfrage der Geschäftsstelle ist als Anlage 2 beigefügt.

Auf einen weiteren interkommunalen Vergleich der Nordkreiskommunen der Städteregion wurde seitens des Schulträgers verzichtet.

Eine weitere Anlage 3 beinhaltet die Vergleichsberechnung der Festsetzung der wöchentlichen Arbeitszeit in den Schulsekretariaten nach tatsächlich gebildeten Klassen und Festsetzung nach Klassenfrequenzwerten. Die Gegenüberstellung wurde in der Sitzung des Ausschusses für Bildung, Sport und Kultur vom 17.03.2009 von der SPD-Fraktion vorgeschlagen. Die Überlegung war dahingehend, dass somit eine einheitliche Bewertung für jede Schule erreicht würde, wenn man die Klassenfrequenzwerte zugrundelegt. 

Wie den Anlagen der jeweiligen Berechnungsgrundlagen zu entnehmen ist, würde eine Änderung der Bemessungsgrundlage  momentan zu einem Einsparpotential in den Personalkosten führen. Berücksichtigt werden sollte jedoch nach Ansicht des Schulträgers, dass die  bildungspolitischen Qualitätsdiskussionen  fortführend zu einer Veränderung der Schullandschaft und somit auch zu veränderten Tätigkeitsmerkmalen im Arbeitsgebiet einer Schulsekretärin führen werden. Eine Personalbemessung sollte grundsätzlich transparent, praktikabel und so angelegt sein, dass nicht immer und überall mit Zuschlägen (z. B.   im Jahr 2013 Abgang des Doppeljahrgangs beim Gymnasium, dafür ab 13/14 eine Stufe weniger) nachgebessert werden muss. Die ermittelte Arbeitszeit anhand der tatsächlich gebildeten Klassen lässt nach Ansicht des Schulträgers für jede einzelne Schule einen zeitgemäßen, größtmöglichen Handlungsspielraum zu.  Des Weiteren ist zu berücksichtigen, dass neben der ermittelten wöchentlichen  Arbeitszeit ca. 24 Arbeitstage für die auszugleichenden Ferientage, die nicht durch den Urlaubsanspruch der Schulsekretärin abgedeckt sind,  vor- bzw. nachgearbeitet werden müssen. Dies bedeutet, dass sich die  reguläre Arbeitszeit von z .B. 13 Std./Woche täglich um 30 Minuten erhöht. 

Die Zielsetzung des Schulträgers ist es, in den Schulsekretariaten qualifiziertes Verwaltungspersonal einzusetzen. Zur Zeit sind gerade den Schulsekretärinnen mehrere Fortbildungslehrgänge angeboten worden. Durch die hier zu erwerbenden Kenntnisse können die  Arbeitsabläufe neuorganisiert und die Software-Potientiale erkannt und effizient genutzt werden , dies gilt  besonders für die Software der Schülerdatenbank.  

Abschließend bleibt festzustellen, dass die in Herzogenrath angewandte Berechnungsmethode, die Arbeitszeit der Schulsekretärinnen nach den tatsächlich gebildeten Klassen zu berechnen, für alle Schulformen die günstigste  Lösung darstellt. Hierdurch wird die Stellenberechnung auch bei sinkender Schülerzahl und veränderten Tätigkeitsmerkmalen in den kommenden Jahren zeitgemäß transparent festgelegt.

Herzogenrath, den 12.04.2010

Der Bürgermeister

(Christioph von den Driesch)

Anlagen:

Berechnung Arbeitszeit nach dem Bochumer Modell

Abfrage des Städte- und Gemeindebundes

Vergleichsberechnung Klassenbildung