Sitzungsvorlage - V/2020/204

Der Rat der Stadt Herzogenrath nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und beauftragt diese, den digitalen Sitzungsdienst mit Beginn der nächsten Legislaturperiode einzuführen. Sie wird des Weiteren beauftragt, die erforderlichen technischen Voraussetzungen zu schaffen und die entsprechende Hardware zu bestellen.

Finanzielle Auswirkungen (einschl. Darstellung der Folgekosten – Sach- und Personalaufwendungen – sowie Folgeerträge):

1. Gesamtkosten

Haushaltsmittel stehen zur Verfügung 

2. Folgeerträge / Folgekosten [Euro]:

Sachverhalt:

Aufgrund verschiedener politischer Anträge war die Einführung des digitalen Sitzungsdienstes bereits mehrfach Gegenstand von Beratungen im Rat der Stadt Herzogenrath. Im Rahmen der Diskussion zur Beschlusskontrolle bestand in der Sitzung am 5. Februar 2019 die einhellige Auffassung, dass die Einführung des digitalen Sitzungsdienstes mit Beginn der neuen Legislaturperiode starten soll.

Die Verwaltung hat zwischenzeitlich die erforderlichen Rahmenbedingungen geprüft und die anfallenden Kosten ermittelt. Das Ergebnis wurde im Rahmen eines interfraktionellen Gespräches am 9. Juni 2020 vorgestellt.

Die Verwaltung schlägt nunmehr vor, mit Beginn der neuen Legislaturperiode alle Stadtverordneten mit einem Tablet-Computer auszustatten. Die Geräte sollen über eine Speicherkapazität von 32 GB sowie eine Mobilfunkkarte verfügen. Des Weiteren sollen ein Eingabestift sowie eine Bluetooth-Tastatur zur Verfügung gestellt werden.

Die Kosten hierfür betragen ca. 24.300 € netto. Hinzu kommen jährliche Kosten von ca. 3.500 € netto für die Mobilfunkanbindung.

Darüber hinaus ist es erforderlich, den Bereich der Sitzungssäle und Fraktionszimmer mit einer entsprechenden Anzahl an WLAN-Accesspoints auszustatten. Hier werden zurzeit noch verschiedene Alternativen geprüft.

Sobald die Mitglieder des neuen Stadtrates feststehen, wird eine Schulungsveranstaltung zur Erklärung der Funktionsweise der Tablet-Computer sowie der Allris-App stattfinden. Ein über die Einführungsphase hinausgehender Support würde jährliche Kosten von ca. 5.000-7.000 € verursachen. Hierauf soll aufgrund der Beratungen im interfraktionellen Gespräch am 9. Juni 2020 zunächst verzichtet werden.

Eine Ausstattung der sachkundigen Bürger/innen bzw. Einwohner/innen mit Tablet-Computern wird zunächst nicht erfolgen. Diese haben jedoch die Möglichkeit, über private Endgeräte ebenfalls am digitalen Sitzungsdienst teilzunehmen. Sollte dies nicht möglich oder gewünscht sein, erhalten sie die Einladung und Sitzungsvorlagen weiterhin in Papierform.

Parallel mit der Einführung des digitalen Sitzungsdienstes ist eine Anpassung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Stadt Herzogenrath im Hinblick auf die dann digital versandten Einladungen und Vorlagen für Sitzungen erforderlich. Unabhängig hiervon besteht natürlich weiterhin die Möglichkeit, den Fraktionen Sitzungsvorlagen in Papierform in einer noch zu benennenden Stückzahl zur Verfügung zu stellen.